隨著許多行業的發展越來越規范化，要純靠人工來實施一個完整項目是不現實的，一定會借助工具和軟件。項目管理軟件就是在現代管理學的基礎上開發的一種新的項目管理手段，項目管理系統把信息技術管理、財務控制、人力資源管理、供應鏈管理、風險控制管理、質量管理等流程進行了整合。
1、 管理的全面性。
使用項目管理軟件來進行流程管理可以提高項目管理的全面性。某些大型項目，人工計算顯得非常無助，對于起止時間、材料使用、材料供應狀況和工期進度的把握是十分困難的。項目管理軟件可以從全局視角出發，優化調整每個環節，可以及時發現并進行處理。
2、 實用性。
項目管理系統不僅功能強大，實際操作也是簡單易懂，而且系統的拓展性也很高、功能全面，性價比高，對一整個項目來說，這樣的投入是十分值得的。
3、 項目數據永久儲存。
一個項目的環節會非常的繁瑣，各個環節都會產生相應的數據，項目管理系統中可以保存項目各個環節的詳細數據，不僅可以給以后的項目提供參考，還能從中吸取教訓，優化項目的環節，提高項目的運行效率，是公司發展中一筆寶貴的財富。
4、 有效提高工作效率。
系統內的預算、財務管理方面可以快速的整合項目中的數據，可以以各種方式生成數據表格，依靠數據管理可以方便對項目各個環節進行預估和反思，避免了人為編寫，極大的提高了項目的開展效率。
5、 提高決策的準確性。
在項目進行的過程中，所有數據都會存在系統內部，隨時隨地可以對數據進行處理和分析，項目管理者可以利用生成的各種報表和數據有效分析以前環節錯、慢的原因，對當前環境產生的數據進行分析可以減少出現的問題，讓項目順利的開展。
項目管理軟件在項目開展中有著極其重要的地位，傳統的人工管理模式已被逐漸淘汰，利用數字化、信息化可以有效提高項目的運行效率，降低項目過程中的錯誤幾率，利用數據分析工具可以對以往的項目進行反思，對現在項目中存在的問題進行預測和修正，變相的提高項目質量，讓管理者有更多的時間放到項目的創新中去。