供應商檔案是管理供應商的基礎,為企業選擇合作對象提供了準確的信息。而對檔案進行分類，就能更好地提高業務效率，降低管理成本。所以對于企業來說，要更好地將整個信息集成，就需要了解這方面的相關知識。
檔案的分類
一般來說，最常見的分類是將檔案分為兩大類：潛在供應商檔案和正式供應商檔案。潛在供應商是指有能力提供符合采購人要求的貨物、工程和服務的組織和人。也就是說，只要能滿足采購人要求的就都是潛在供應廠家。潛在供應商通過采購人公開發布的采購需求信息，前來參與項目招標，成功通過之后就會成為正式供應合作對象。
這種分類按對企業的作用清晰明了的劃分成了兩部分，對正式供應商的檔案，可以用作合作時的信息記錄和保存;對潛在供應商的檔案，則主要用來審核評估，以此選出可以合作的正式商家。
檔案的內容有哪些
對供應商進行檔案的等級分類，可以更好的評估風險。根據相關法規要求，企業也必須建立檔案，更全面快捷地保證質量，追蹤變化，比較優劣。檔案的內容應該包括：
1、記錄商家基本營業執照、稅務登記證等資料
2、記錄每年采購物品的價格、物料編碼、名稱
3、合同、協議等條款
4、對質量問題的處理方案，如供方質量保證協議
5、企業對每年的供應商評估或評分
6、商家的必備認證，如質量體系、環保等
7、供應商的代碼、名稱、地址、銀行帳號、聯系方式
如何進行檔案的規范管理
1、由采購部負責收集上面提到的供應商檔案的內容，即營業執照、生產許可證、衛生許可證等。
2、對供應商進行分類和編號,分類的方法可以使用我們上面講到的分潛在和正式兩種，也可以根據企業的實際需要，分成重點合作和一般合作對象等，還可以根據按商品特征來劃分。編碼一般常用的是四位數,前一位區別商品，后三位區別廠商，合理的編碼和分類方便之后查找。
3、將檔案分門別類歸檔放置，對資料都需要作好各自的文件歸檔管理。對信息的變更要及時做好更新，相關人員還要做好相關資料的機密性，不能隨意透露相關信息。
合格的供應商檔案模板示例